Como Importar Contactos

Ya sea que este sea su primer CRM o que esté pasando de otro sistema, la importación le permite crear registros y actualizar su base de datos existente.

Cada fila representa un registro de contacto y cada columna de información representa una propiedad de contacto (nombre, apellido, dirección de correo electrónico, etc.)

Prerrequisitos:

• Sólo usuarios con un 'El rol de administrador tendrá la opción de importar y exportar contactos.

• El archivo de importación debe ser un archivo .csv

• Tener solo una hoja/pestaña dentro de la hoja de cálculo

• Debe tener un tamaño inferior a 50 MB ( Nota: un archivo .csv típico con 4 columnas y 10 000 registros tendrá un tamaño de aproximadamente 500 kb)

• ¡La primera fila NO debe estar en blanco! Incluya una fila de encabezado en la que al menos un encabezado de columna corresponda a un campo del sistema.

Cómo importar contactos al CRM

Paso 1: Configurar su CSV y campos personalizados antes de importar

Tenga en cuenta:

• Al agregar un número de teléfono que requiere un signo " + ", agregue un apóstrofe al comienzo del número, como este: '+ 51 916 681 287 (formato correcto).

• Los campos de carga de archivos y firma NO son compatibles al importar.

Paso 2: Comprobar si hay duplicados

Siempre es recomendable limpiar la lista y comprobar si hay duplicados antes de importarla a cualquier software, especialmente si está ejecutando campañas de tráfico frío. Si no lo hace, puede tener problemas de entrega.

Paso 3: Importar tus contactos

Hay dos métodos para importar contactos según sus datos CSV:

• Primer método: si su CSV tiene un número de teléfono o correo electrónico, siga el primer método a continuación

• Segundo método: si su CSV NO tiene un correo electrónico o un número de teléfono, siga el segundo método a continuación ( Obtener ID de contacto)

Primer método: si su CSV tiene un número de teléfono o un correo electrónico, siga esta guía de configuración de CSV

Tenga en cuenta:

El botón Agregar al flujo de trabajo/campaña solo funciona para contactos nuevos y no para contactos que se actualizan a través del archivo CSV.

Segundo método: Si su CSV NO tiene un correo electrónico o número de teléfono, mire el video a continuación

Tenga en cuenta:

El identificador único de ID de contacto solo aparece si tiene un encabezado de columna con ID de contacto escrito como título del encabezado. 

Al seleccionar el identificador único (Correo electrónico, Teléfono o ID de contacto), el sistema solo usará el identificador seleccionado. No usará el número de teléfono durante la importación.

Ejemplo:  Mi CSV tiene correos electrónicos y números de teléfono mixtos, algunos contactos comparten correos electrónicos.

Desglosando los filtros avanzados:

• Agregar nuevos registros de contactos y actualizar los existentes: esto significa que creará nuevos contactos y, si ya tiene clientes potenciales en el sistema, los actualizará con la información de su archivo CSV. El sistema verificará si existen contactos en la subcuenta según el identificador único (correo electrónico, teléfono o ID de contacto) que haya seleccionado ( preferencia principal o secundaria ).

• Agregar nuevos registros de contactos: esto creará nuevos registros de contactos y no actualizará los contactos existentes en la ubicación.

• Actualizar registros de contactos existentes: esta opción solo actualizará los registros de contactos existentes y no creará nuevos contactos en la ubicación.

Tenga en cuenta:

Si bien el identificador único predeterminado es el correo electrónico, nuestro sistema le permite elegir campos distintos del correo electrónico para fines de eliminación de duplicados durante la carga masiva de CSV.

Importación masiva de varios correos electrónicos o números de teléfono por contacto:

Puede aprovechar el poder de una gestión de contactos eficaz con nuestras nuevas funciones "Correos electrónicos adicionales" y "Números de teléfono adicionales", complementadas con la capacidad de importación masiva.

Condiciones para importar:

• Para garantizar la exclusividad de los contactos, se utilizarán tanto el correo electrónico/teléfono principal como el adicional (si se selecciona como primera preferencia). En los casos en que se encuentren múltiples coincidencias duplicadas para un correo electrónico /teléfono adicional, se omitirá ese correo electrónico /teléfono específico .

• Cualquier correo electrónico o teléfono no válido en los campos adicionales se eliminará, dejando solo los válidos para un contacto.

• Si la columna de correo electrónico /teléfono en el CSV está en blanco, pero la columna de correo electrónico /teléfono adicional tiene valores, el primer correo electrónico adicional servirá como correo electrónico principal.

• Al actualizar un contacto existente, los correos electrónicos especificados en el CSV se combinarán con los que ya están asociados con el contacto.

• La columna "Correo electrónico /teléfono adicional " puede contener un máximo de 10 direcciones de correo electrónico /números de teléfono ; solo se considerarán los primeros 10 si se incluyen más.

Pasos para importar:

• Dentro de la sección Importación de contactos, los usuarios descubrirán nuevos campos del sistema denominados “Correos electrónicos adicionales” y “Números de teléfono adicionales”.

• Esta función permite a los usuarios mapear todos sus correos electrónicos adicionales.

• Durante el proceso de importación, es necesario incluir todos los correos electrónicos adicionales en una columna. Estos deben estar separados por comas (,), barras (/) o punto y coma (;) y luego deben asignarse al campo “Correos electrónicos adicionales” en el sistema.

Preguntas frecuentes

Mi lista CSV es mixta: algunos contactos tienen un correo electrónico o un número de teléfono, y otros tienen tanto un correo electrónico como un teléfono. ¿Cómo debo proceder?

Utilice la opción " preferencia secundaria " para un CSV mixto. El sistema buscará la primera preferencia y luego la segunda si no puede encontrar la primera. En el ejemplo anterior, la primera preferencia es " Correo electrónico " y la segunda es " Teléfono ".

Ahora podemos encontrar contactos existentes basados ​​en el campo secundario, por lo que si el registro del contacto solo tiene el número de teléfono, ¡también podemos cargarlo!

Algunos de mis contactos tienen varios correos electrónicos o números de teléfono. ¿Cómo debo proceder?

Si un contacto tiene varios números de teléfono o correos electrónicos, divida los contactos en varios para que se puedan cargar.

Ejemplo:

Original con dos columnas de números de teléfono:

Mantenga el correo electrónico en blanco para el segundo cliente potencial con un número de teléfono diferente porque creará duplicados cuando carguemos contactos con números de teléfono como campo único.

Nota importante para las personas que utilizan Keap:

El campo de teléfono de la exportación CSV en Keap es incompatible con GHL. Los paréntesis '()' y los guiones '-' lo hacen incompatible. Tenemos que resaltar toda la columna en el archivo CSV y asegurarnos de que esté numerada, eliminar los paréntesis y los guiones y, luego, podemos importar sin dañar los datos en el CRM.

Al importar los números de teléfono, obtengo el código de error 1007 'propiedad requerida no válida' :

Agregue un código de país para números fuera del país de la cuenta al importar números . Si el país de la subcuenta está configurado en Perú, no necesitará agregar un +51 (código de país de Perú) a los números de teléfono importados. Sin embargo, si está importando números fuera de Perú, deberá agregar el código de país. Es decir, una cuenta que ha configurado su ubicación comercial en Perú deberá agregar "+44" para llamar al Reino Unido. Si el país de la subcuenta está configurado en un país diferente a Perú. (como el Reino Unido, Australia, etc.) , para llamar/enviar SMS a números de Perú, deberá agregar un "+51" al código de área del país dentro del archivo CSV.

Estoy intentando importar un CSV con una columna DND, pero todos los contactos están configurados en DND para TODOS los canales.

Al importar contactos con una columna DND dentro de su CSV, tenga en cuenta que los contactos estarán en DND para TODOS los canales. Si desea ponerlos en DND para canales específicos, primero configure un flujo de trabajo y use etiquetas para cada canal.

Ejemplo: Me gustaría que John esté en modo No molestar solo para SMS. Crearía un flujo de trabajo que ponga en modo No molestar a un contacto cuando se agregue la etiqueta "No molestar SMS". Ahora, en el CSV, agregaría la etiqueta "No molestar SMS" junto al nombre de John. Al importar, esto activaría la automatización para poner en modo No molestar a John solo para SMS.

Estoy intentando exportar un CSV con notas.

A partir de ahora, no tenemos ningún límite para la importación de CSV para notas y, según nuestro comportamiento de exportación actual, admitimos un máximo de 255 caracteres para la última nota.