¿Cómo utilizar el disparador premium del flujo de trabajo de webhook entrante?
¿Qué es un webhook entrante?
Un webhook entrante es una característica sólida que facilita la transferencia automática de datos desde sistemas externos a su CRM, mejorando la integración y la interoperabilidad. Cuando ocurre un evento en un sistema externo, se envía una solicitud HTTP (POST, GET o PUT) a una URL específica vinculada a un disparador dentro de su CRM, lo que inicia un flujo de trabajo. Esta capacidad de transferencia de datos en tiempo real mejora la funcionalidad de su CRM y agiliza los flujos de trabajo en varias plataformas y herramientas.
Al aprovechar los webhooks entrantes, las empresas pueden automatizar procesos, reducir las tareas manuales y minimizar los errores humanos, lo que aumenta la eficiencia y la productividad. Además, permite una mejor colaboración entre equipos, ya que los datos críticos están disponibles y sincronizados entre diferentes sistemas. Esta integración perfecta mejora en última instancia la toma de decisiones, la satisfacción del cliente y el rendimiento empresarial.
¿Cuáles son algunos casos de uso excelentes para esto?
Los webhooks entrantes se pueden utilizar en varios escenarios para mejorar la funcionalidad de CRM y automatizar los flujos de trabajo. A continuación, se muestran algunos casos prácticos de uso con ejemplos:
Integración de pedidos de comercio electrónico:
Supongamos que tiene una tienda en línea y desea actualizar su CRM con información de pedidos nuevos cuando un cliente realiza un pedido. Puede configurar un webhook de entrada en su CRM para recibir datos de su plataforma de comercio electrónico cada vez que se crea un pedido nuevo.
Ejemplo: Su plataforma de comercio electrónico envía una solicitud HTTP POST a la URL del webhook con detalles del pedido, como el nombre del cliente, el correo electrónico, el número de teléfono y el valor del pedido. Luego, su CRM crea o actualiza la información de contacto del cliente y agrega los detalles del pedido a su registro.
Integración del sistema de tickets de atención al cliente:
Su empresa puede utilizar un sistema de tickets de soporte independiente para gestionar los problemas de los clientes. Cuando un cliente crea un ticket de soporte, puede utilizar un webhook de entrada para enviar los detalles del ticket a su CRM, lo que garantiza que el equipo de soporte tenga toda la información necesaria.
Ejemplo: Su sistema de tickets de soporte envía una solicitud HTTP POST a la URL del webhook con los detalles del ticket, incluido el correo electrónico del cliente, el título del ticket y la descripción. Luego, su CRM asocia el ticket con el registro del cliente correspondiente, lo que permite que su equipo de soporte acceda a la información del ticket directamente desde el CRM.
Integración de registro de eventos:
Si organiza eventos y utiliza una plataforma de registro de eventos, puede utilizar un webhook entrante para enviar información de registro de asistentes a su CRM.
Ejemplo: Su plataforma de registro de eventos envía una solicitud HTTP POST a la URL del webhook con información del asistente, como nombre, correo electrónico, número de teléfono y nombre del evento. Luego, su CRM crea o actualiza la información de contacto del asistente y agrega los detalles de registro del evento a su registro, lo que permite que su equipo de eventos administre y se comunique con los asistentes de manera eficaz.
Captación de clientes potenciales desde formularios web:
Los webhooks entrantes pueden capturar clientes potenciales desde formularios web en su sitio web o páginas de destino y enviar los datos a su CRM.
Ejemplo: cuando un visitante envía un formulario en su sitio web, su formulario web envía una solicitud HTTP POST a la URL del webhook con la información del cliente potencial, como nombre, correo electrónico y número de teléfono. Luego, su CRM crea un nuevo cliente potencial o actualiza un contacto existente, lo que permite que su equipo de ventas haga un seguimiento del cliente potencial de inmediato.
¿Cómo utilizar el disparador de flujo de trabajo de webhook entrante?
En pocas palabras, lleve sus datos al sistema en 3 simples pasos utilizando el Inbound Webhook Trigger.
Paso 1
Recupere la URL del webhook y utilícela en su aplicación o sistema. A continuación, envíe los datos a la URL del webhook mediante el método de solicitud HTTP adecuado (POST, GET o PUT) y haga clic en el botón "Probar disparador".
Paso 2
Seleccione los datos recibidos de su aplicación o sistema mediante el método de solicitud HTTP compatible (POST, GET o PUT) y guárdelos como datos de muestra para futuras referencias. Haga clic en "Cargar más" para ver datos recientes adicionales. Una vez que haya seleccionado los datos deseados, guarde el disparador.
En este paso, puede guardar la referencia de datos para variables personalizadas, que pueden tratarse de manera similar a otros campos personalizados de contacto o variables personalizadas de ubicación.
El siguiente paso y los ejemplos a continuación proporcionan más información sobre cómo utilizar esta referencia.
Paso 2.1: Envíe una solicitud HTTP compatible (POST, GET o PUT) a la URL del webhook copiada y copie el ID en la respuesta.
Paso 2.2: Copie el ID único obtenido de la solicitud HTTP compatible (POST, GET o PUT) y utilícelo para buscar la referencia de mapeo relevante dentro de su activador de webhook.
Tenga en cuenta que la solicitud más reciente siempre aparecerá en la parte superior de la lista.
Paso 2.3: Seleccione la referencia correcta y verifique el cuerpo.
Paso 3
Serás dirigido a la acción "Crear contacto de actualización" después de guardar el disparador. "Crear contacto de actualización". Desde allí, puedes seleccionar los campos necesarios y asignar los datos entrantes que recibiste del disparador. Ten en cuenta que para crear un nuevo contacto o asignar datos a uno existente, debes proporcionar un campo de correo electrónico o teléfono. Si los datos de tu disparador no incluyen correo electrónico ni teléfono, puedes eliminar esta acción del flujo de trabajo y el flujo de trabajo continuará ejecutándose sin contacto.
Al completar los pasos anteriores, ahora puede usar los datos que recibió dentro del flujo de trabajo como valores personalizados en correos electrónicos, SMS, if/else, etc.
Ejemplo:
Los valores personalizados de Inbound Webhook se pueden utilizar en todas las acciones de su flujo de trabajo. A continuación, se ofrecen algunos ejemplos de cómo hacerlo.
En tu comunicación Acciones:
En acciones If/Else:
Como se muestra arriba, puedes usar los valores del webhook entrante dentro de todas las demás acciones como consideres conveniente.
¿Puede el flujo de trabajo ejecutarse sin contacto?
El flujo de trabajo puede ejecutarse sin contacto y sin ninguna dependencia de datos de contacto, de modo que puede enviar cualquier dato de carga útil a través de activadores de webhook entrantes y usarlo en el flujo de trabajo.
Puede continuar sin contacto y utilizar acciones que no dependan de la información de contacto. Webhook personalizado, Google Sheet, Slack, ChatGPT y todas las herramientas internas se pueden ejecutar sin contacto.
Si es necesario, puede utilizar las acciones Crear/Actualizar o Buscar contacto para recuperar los datos de contacto para el flujo de trabajo. Ejemplo:
Envíe datos del pedido a través del webhook entrante y agregue la información del pedido a la hoja de Google, use if/else para categorizar según el valor del pedido y envíe una notificación de Slack.
Recupere el contacto con ID de contacto mediante la acción Buscar contacto
Puntos importantes a tener en cuenta:
Envíe siempre la solicitud utilizando un método compatible (POST, GET o PUT) al interactuar con el webhook.
Asegúrese de que los datos se envíen como un objeto JSON, el único formato de datos compatible.
Para compilar correctamente, las claves deben ser una sola cadena sin separaciones de espacios; considere usar CamelCase o snake_case en lugar de separar los nombres de claves con espacios.
Es obligatorio proporcionar un correo electrónico o un número de teléfono en la carga útil, ya que el flujo de trabajo requiere información de contacto. Se requiere un correo electrónico o un número de teléfono para buscar o crear el contacto.
No se admiten matrices en valores personalizados. Puede enviarlas en la solicitud, pero no puede usarlas dentro de acciones.
Si su estructura de datos cambia, vuelva a seleccionar la Referencia de mapeo dentro de la configuración del Activador de webhook entrante para abordar esos campos en otras acciones correctamente.
Si la URL de activación de su webhook entrante se ve comprometida o se filtra y desea evitar solicitudes no deseadas, elimine el activador de webhook entrante existente y agregue un nuevo activador de webhook entrante. Se generará una nueva URL con un ID de finalización diferente; actualice sus integraciones para que coincidan con la nueva URL. Una vez guardada, las solicitudes entrantes de la URL anterior no ingresarán a su flujo de trabajo; solo lo harán las solicitudes de la nueva URL.
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